Aviso de privacidad

UpperSeat es una plataforma de operaciones escolares administrada por UpperCase Systems Corp.. Este aviso aplica al sitio público de UpperSeat y a sus portales Admin, Parent y Platform. Explica cómo manejamos información personal al operar el servicio y al procesar información para una escuela u otra institución suscriptora.

La escuela determina por qué se usan sus expedientes educativos, quién puede accederlos y qué solicitudes o divulgaciones autoriza. UpperSeat procesa esos expedientes para prestar el servicio contratado conforme al acuerdo y las instrucciones autorizadas de la escuela. Los avisos propios de la escuela y su acuerdo con UpperSeat pueden incluir detalles adicionales.

La información involucrada depende de las funciones de UpperSeat que use la institución:

• Cuenta y relación: Nombre, correo electrónico, teléfono, organización, escuela, rol, estado de la cuenta y registros de autenticación, sesión y seguridad.
• Estudiantes, familias y educación: Identificadores y contactos de estudiantes y tutores, relaciones familiares, datos de matrícula o admisión, año y grado escolar, respuestas a formularios, estados, decisiones, notas y otros expedientes provistos por la institución o una persona autorizada.
• Documentos, contratos y firmas: Archivos cargados, estado de revisión, contenido contractual, identidad del firmante, firma escrita o dibujada, constancias de aceptación, fechas, dirección de red y PDF completado.
• Facturación y pagos: Cargos, cantidades, pagador, estado de cobro, recibos, referencias de transacción e identificadores de Stripe. Cuando se usa Checkout alojado por Stripe, Stripe recibe los datos de la tarjeta; UpperSeat no está diseñado para recibir o almacenar números completos de tarjetas mediante ese flujo alojado.
• Comunicaciones y apoyo: Mensajes, registros de entrega de correo, solicitudes de apoyo e información enviada mediante formularios públicos de contacto o demostración.
• Información técnica y de seguridad: Dirección de red, navegador o dispositivo, historial de solicitudes y auditoría, eventos de autenticación, errores y otros registros necesarios para asegurar y operar el servicio.

Recibimos información directamente de usuarios, de la institución correspondiente o sus sistemas autorizados, de proveedores que actúan para nosotros y automáticamente cuando el servicio ejecuta una operación autorizada.

Usamos eventos minimizados para comprender la adopción, mantener la calidad y mejorar UpperSeat. Pueden incluir categorías normalizadas de páginas, tipo de portal, códigos de acciones diseñadas, pasos operacionales completados e identificadores seudónimos unidireccionales de usuario, organización, escuela o registro. Tratamos esos identificadores como datos protegidos.

La analítica no está diseñada para recopilar nombres, correos, teléfonos, datos del estudiante, contenido de formularios, texto libre, nombres de archivos, detalles de pago, URLs concretas de registros ni nombres de host de instituciones. No usamos reproducción de sesiones ni grabamos contenido de formularios.

La analítica de UpperSeat no usa cookies de analítica, almacenamiento local, almacenamiento de sesión ni otro almacenamiento persistente del navegador. No se inicia cuando Do Not Track (DNT) o Global Privacy Control (GPC) está activado. Una solicitud de red necesariamente llega al proveedor desde una dirección de red, pero nuestro proyecto de PostHog Cloud US está configurado para descartar la dirección IP sin procesar al ingerirla y desactivar el enriquecimiento GeoIP.

La analítica transaccional del servidor puede registrar un evento minimizado después de que una acción autenticada termine correctamente porque esos eventos apoyan la operación y mejora del servicio, no el rastreo del navegador.

Cuando una institución las habilita, las funciones de chat o revisión de documentos asistidas por IA pueden procesar el prompt, contexto seleccionado de un expediente o contenido documental necesario para responder, junto con el resultado y metadatos operacionales. Las solicitudes salen del backend de UpperSeat, pasan por OpenRouter y llegan al modelo configurado para la función. UpperSeat configura los PDF compatibles para procesamiento nativo exclusivo del modelo y no autoriza un motor separado de OCR o interpretación documental para este flujo.

Una institución debe usar una función asistida por IA con información estudiantil protegida solamente cuando la función, los términos del proveedor y los datos previstos estén autorizados por el acuerdo aplicable. El resultado de IA puede ser inexacto y debe manejarse conforme al flujo y las reglas de acceso aprobadas por la institución.

• Prestar, configurar, apoyar y mejorar los servicios solicitados de UpperSeat.
• Autenticar usuarios y aplicar acceso por organización, escuela, rol y registro.
• Operar flujos de admisión, matrícula, documentos, contratos, comunicación y cobro.
• Proteger el servicio, investigar uso indebido, mantener auditoría y responder a incidentes.
• Enviar mensajes transaccionales y responder solicitudes de apoyo o privacidad.
• Cumplir obligaciones contractuales, contables, de seguridad y legales.
• Producir analítica minimizada sin publicidad ni perfilado entre sitios.

No vendemos ni alquilamos información personal y no usamos expedientes educativos para publicidad dirigida.

Podemos divulgar información solamente cuando sea necesario a:

• La institución correspondiente y su personal, padres, tutores u otros usuarios autorizados.
• Proveedores que apoyan funciones habilitadas, como Railway para alojamiento y almacenamiento, Stripe para pagos, Resend para correo transaccional, PostHog Cloud US para analítica minimizada, Cloudflare Turnstile para prevenir abuso en formularios públicos y OpenRouter y el modelo configurado para funciones de IA autorizadas.
• Asesores o autoridades cuando sea razonablemente necesario para cumplir la ley, proteger derechos y seguridad, investigar fraude o un incidente, o establecer o defender reclamaciones legales.
• Un sucesor en una fusión, financiamiento, reorganización o venta, sujeto a confidencialidad adecuada y protección continua de la información.

Los proveedores exactos pueden depender de la institución, el ambiente y las funciones habilitadas. Reciben solamente la información necesaria para su función aprobada y están sujetos a la configuración y los acuerdos aplicables.

Cuando una escuela cubierta por FERPA utiliza el marco de school official, el acuerdo debe limitar a UpperSeat a la función institucional, colocar el uso y mantenimiento de los expedientes bajo el control directo de la escuela y aplicar las restricciones de finalidad autorizada y redistribución establecidas por ley y contrato.

Los padres y estudiantes elegibles normalmente deben dirigir a la escuela correspondiente las solicitudes de inspección, corrección, exportación o eliminación de expedientes. La escuela determina la respuesta y UpperSeat la asiste según el acuerdo y la ley aplicable. Una solicitud enviada directamente a nosotros puede requerir verificación de identidad y coordinación con la escuela antes de actuar.

Conservamos la información durante el periodo necesario para prestar el servicio, seguir las instrucciones autorizadas y el acuerdo de la institución, asegurar y documentar operaciones, resolver disputas y cumplir obligaciones legales. La retención depende de la categoría del registro y los requisitos de la institución; no la determina únicamente el periodo de analítica.

Los eventos de analítica y datos de persona derivados se conservan por un máximo de 24 meses y luego se programan para eliminación permanente. Cuando se elimina información de un sistema activo, copias protegidas de respaldo pueden permanecer hasta su vencimiento programado, salvo que la ley o el acuerdo aplicable requieran otro proceso.

Usamos salvaguardas administrativas y técnicas destinadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y separación entre instituciones. Incluyen acceso autenticado, verificaciones de autorización, cifrado en tránsito, registros de auditoría, controles de cambio y procedimientos de recuperación. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta.

UpperSeat usa proveedores que pueden procesar información en Estados Unidos y otros lugares descritos en sus términos y en el acuerdo aplicable de la institución. El servicio de analítica identificado en este aviso es PostHog Cloud US.

UpperSeat está dirigido actualmente a personal escolar autorizado y padres o tutores; no está dirigido a menores de 13 años para que creen sus propias cuentas o entreguen información personal independientemente. Las escuelas y personas adultas autorizadas pueden proporcionar información sobre menores para operaciones escolares legítimas. Contáctenos si entiende que un menor entregó información directamente sin autorización apropiada.

Para una solicitud sobre un expediente educativo, comuníquese primero con la escuela correspondiente. Para preguntas sobre este aviso, una cuenta de UpperSeat, analítica del producto o un posible asunto de privacidad o seguridad, escriba a info@matriculapr.com. Podemos verificar identidad y autoridad antes de actuar.

Publicaremos aquí los cambios materiales con una fecha de vigencia revisada y daremos aviso adicional cuando lo requiera el acuerdo o la ley aplicable.